Administratie bijhouden over aanvoer en afvoer van planten en plantaardige producten

Waarom is een goede administratie belangrijk?

De gegevens in uw administratie kunnen helpen met het snel traceren van materiaal dat (mogelijk) besmet is met een quarantaineorganisme. Zo voorkomen we dat er meer planten besmet worden verklaard en dat een groter gebied moet worden afgebakend. Dit is belangrijk voor uzelf, iedereen in de keten, en voor de positie van Nederland als agrarisch handelsland.

Voor wie geldt de traceringsverplichting?

Deze administratieve verplichting geldt voor bijna alle bedrijven en organisaties die betrokken zijn bij de productie, handel, verplaatsing of verwerking van planten, plantaardige producten, en overige producten die als vector kunnen dienen van plantenziekten. In de wet worden dit professionele marktdeelnemers genoemd.

De definities en overzichten van de verschillende producten waarvoor deze traceringsverplichting geldt vindt u in Hoofdstuk 1, Artikel 2 van de Verordening 2016/2031. In het kort komt het er op neer dat de verplichting geldt voor:

• Alle levende planten en levende delen van planten, met uitzondering van vruchten van banaan, kokosnoot, dadel, ananas en doerian.
• Onbewerkte plantaardige grondstoffen en bewerkte plantaardige producten die als vector van plantenziekten en -plagen kunnen dienen.
• Overige producten die als vector van plantenziekten en -plagen kunnen dienen, zoals bijvoorbeeld grond en groeimedia.

Deze traceringsverplichting geldt voor u als u wettelijk verantwoordelijk voor deze producten bent of bent geweest. Bijvoorbeeld omdat het in uw eigendom was, of omdat deze aan u zijn toevertrouwd voor bijvoorbeeld teelt, handel, of verwerking. U heeft daarbij tenminste 1 van de volgende activiteiten uitgevoerd:

• Productie: veredeling, opplant, teelt, oogst, vermeerdering en verzorging.
• Handel: import, export, in het verkeer brengen binnen de Europese Unie, op de markt aanbieden.
• Overig: onderzoek, opslag, verzameling, verzending en verwerking.

Uitzondering bij verkoop aan eindgebruiker

Verkoopt u producten aan eindgebruikers, bijvoorbeeld als bloemist, tuincentrum of hovenier? U hoeft geen administratie bij te houden van de verkoop aan de eindgebruiker. U moet wel vastleggen waar uw planten en plantaardige producten vandaan zijn gekomen.

Uitzondering bij vervoer

Er geldt ook een uitzondering voor bedrijven die alleen goederen vervoeren van andere professionele marktdeelnemers, zoals bezorg- en pakketdiensten, en de meeste transportmaatschappijen. U hoeft hiervoor geen traceringsadministratie bij te houden.

Staat u al onder toezicht van de Keuringsdiensten voor plantenpaspoortautorisatie, dan is het aanleveren van deze gegevens waarschijnlijk geen probleem. Bij vragen kunt u contact opnemen met uw keuringsdienst.

Waar moet mijn administratie aan voldoen?

U moet gegevens bijhouden waarmee we in één oogopslag kunnen zien waar het materiaal vandaan is gekomen direct voordat het bij u kwam. En waar het naartoe is gegaan nadat u het heeft afgevoerd of doorverkocht. Deze gegevens moet u minimaal 3 jaar bewaren. U moet het binnen 48 uur aan ons kunnen geven als we daarom vragen.

De gegevens moet u op handelseenheidniveau bijhouden, dit is meestal op partijniveau. U moet de administratie op een lager niveau bijhouden als een partij:

• een mengpartij is van verschillende (typen) producten
• een mengpartij is van producten van verschillende herkomst

Zodra wij of de keuringsdiensten hierom vragen, moet u een factuur kunnen aanleveren. Als hieruit niet blijkt op welke datum deze producten zijn ontvangen, welk soort product het betreft en wat de kwantiteit was, is een ander ondersteunend document nodig waaruit deze gegevens wel blijken.

Bewaar dus altijd de factuur en bijvoorbeeld  pakbon, transportdocument of uitdraai van uw bedrijfsadministratie.

Daarnaast moet u de volgende gegevens kunnen aanleveren:

• Botanische naam
• Partij-kenmerk
• Naam, adres en land verzender (bij aanvoer)        
• Naam, adres en land ontvanger (bij afvoer)    

Als producten zijn geleverd of verstuurd met een plantenpaspoort, moet u ook deze aanleveren. Uit de gegevens van het plantenpaspoort, moet  in ieder geval blijken:

• A-kenmerk (Botanische naam)
• B-kenmerk (Producent)
• C-kenmerk (Traceerbaarheidscode)
• D-kenmerk (Land van herkomst)

Bij geïmporteerde producten uit derde landen, moet u ook het Fytosanitair certificaat en een paklijst kunnen aanleveren.

Als de producten zijn aangeleverd onder een Letter of Authority (LoA), moet u ook deze kunnen overhandigen.

Bewaar gegevens minimaal 3 jaar

U moet deze gegevens ten minste 3 jaar te bewaren. U kunt zelf bepalen hoe u dat doet. Tijdens een controle kunnen we u naar deze administratie vragen.

Toezicht op deze verplichting

Er zal extra toezicht uitgevoerd gaan worden om ervoor te zorgen dat bedrijven zich aan de traceringsverplichting houden. We zullen dit zoveel mogelijk combineren met bestaande fytosanitaire inspecties.

Overgangstermijn

Er komt een overgangstermijn van 1 jaar, van midden 2025 tot midden 2026, zodat bedrijven genoeg tijd hebben om hun bedrijfsadministratie voor tracering op orde te brengen. Tijdens deze overgangstermijn worden de controles uitgevoerd maar zullen we nog niet handhaven. We bieden wel nalevingshulp als we een tekortkoming zien.

Waar staat dit in de wet?

De traceringsverplichting staat in Artikel 69 van de Plant Health Regulation 2016/2031.