Voor het eerst planten of plantaardige producten importeren

Schrijf uw onderneming eerst in bij KVK.

Vraag eHerkenning aan om veilig te kunnen inloggen om uw zaken met de overheid te regelen. Voor de formulieren van de NVWA heeft u minimaal niveau 2+ nodig.

Vraag een klantnummer aan bij de NVWA via het Aanvraagformulier klantnummer. Daarvoor heeft u de volgende gegevens nodig:

• uw KVK-nummer
• uw inloggegevens voor eHerkenning (minimaal niveau 2+)

U heeft een klantnummer nodig als u een dienst aanvraagt bij de NVWA. Dat kan een keuring zijn, maar ook het verlenen van een erkenning, registratie of andere vergunning. Heeft u wel eens een rekening gehad van de NVWA? Dan heeft u al een klantnummer. Dat is het debiteurnummer op de factuur.

Meld u aan als importeur bij de NVWA via het relatieformulier. Daarvoor heeft u uw KvK-nummer nodig. Uw gegevens komen dan in een centrale database van importeurs. De keuringsdiensten BKD, KCB, NAK en Naktuinbouw kunnen uw gegevens ook bekijken, zodat zij hun werkzaamheden kunnen uitvoeren.

Een keuringsdienst moet uw zending keuren bij binnenkomst in de EU. Welke keuringsdienst dat doet, hangt af van wat u importeert. Maar voor alle diensten geldt dat u zich eerst moet aanmelden bij hen. In de tabel hieronder leest u bij welke keuringsdienst u zich moet aanmelden.

Voordat u uw zending in Nederland of de EU kunt invoeren, worden de documenten gecontroleerd en wordt de zending mogelijk geïnspecteerd. U meldt uw zending daarom voor aankomst in Nederland aan via het softwareprogramma CLIENT Import. Zo weten de keuringsdiensten waar en wanneer ze een inspectie moeten uitvoeren. U kunt via CLIENT uw zending ook direct digitaal aanmelden bij de douane.

U blijft via CLIENT op de hoogte van de verdere importprocedure. Zo weet u al waar en hoe er wordt gecontroleerd, voordat uw zending aankomt.

Alle leveranciers van het softwarepakket CLIENT Import vindt u op de website van de douane. U kunt aanmelding in CLIENT Import ook laten regelen door een expediteur die al toegang heeft tot CLIENT.

Zendingen kunt u indienen via PD-client. Om dit in te regelen, dient u het Aanvraagformulier CLIENT Import (Fytosanitair) in.

U doet uw aanvragen in het Nederlandse systeem CLIENT Import. Vervolgens komen alle gegevens automatisch in het Europese systeem TRACES. Uw bedrijf moet daarom geregistreerd staan in TRACES. Deze registratie moet volledig en correct zijn.

In dat geval moet u een registratie aanvragen als ‘EU registered professional operator (EURPO)’ of ‘EU professional operator other than EU registered professional operator (EUPO)’.

U heeft deze registratie nodig om de juiste documenten te kunnen ontvangen. Zorg er daarom voor dat u de juiste rol krijgt in TRACES. Lees hoe u registratie als EURPO of EUPO aanvraagt.

Meld eerst uw zending aan in het computersysteem CLIENT Import. Uw aanvraag komt dan automatisch terecht bij de juiste keuringsdienst. Zorg er wel voor dat uw zending een fytosanitair certificaat heeft met de juiste bijschrijvingen.

Heeft u nog geen toegang tot CLIENT Import?

Op de website van de douane staat een lijst met softwareleveranciers van CLIENT Import. Neem contact op met 1 van die leveranciers als u toegang wilt tot CLIENT Import.

Nadat u uw zending heeft aangemeld, ziet u of die geïnspecteerd wordt. Voordat uw zending bij de grens van de EU is, weet dan al of u een importinspectie krijgt. Zo kunt u daar alvast rekening mee houden.

Is uw zending goedgekeurd bij de importinspectie? Of hebben we u laten weten dat deze specifieke zending niet geïnspecteerd hoeft te worden? Dan krijgt u een Common Health Entry Document for Plants and Plant Products, of CHED-PP.

U krijgt automatisch een pdf-versie van het CHED-PP op het e-mailadres dat bij de contactgegevens staat van uw aangifte in CLIENT.

Heeft u geen pdf gekregen?

Stuur ons dan een e-mail op TRACESNT.CHEDPP@nvwa.nl. U kunt ook uw status vooraanmelding naar ons doorsturen en daarbij melden dat u geen CHED heeft gekregen. De status vooraanmelding is een bericht dat u krijgt om u op de hoogte houden van de status van uw zending.

• Vermeld als onderwerp ‘Mededeling status aangifte’.
• Vermeld in uw mail het CLIENT-aangiftenummer.

Dan zorgen we ervoor dat u het CHED-PP alsnog krijgt.

Wat u nu moet doen, hangt van 2 dingen af:

• In welk EU-land u de zending binnenkrijgt
• In welk land u de zending wilt inklaren bij de douane

De zending komt binnen in Nederland en u klaart die in bij de Nederlandse douane

U hoeft alleen de P2-code op te geven. Die krijgt u automatisch bij uw status vooraanmelding.

Let op: in de toekomst heeft u het CHED-PP ook nodig bij de Nederlandse douane

De zending komt binnen in Nederland en u klaart die in bij de douane van een ander EU-land

U geeft dat aan bij uw aangifte in CLIENT. Dat doet u door de gegevens van uw relatie in het land van inklaring in te vullen bij de volgende vakken:

• importeur
• ladingbelanghebbende

Geef ook het nummer van uw CHED door aan de douane van het land waar u de zending wilt inklaren.

De zending komt binnen in een ander EU-land en u klaart die in bij de Nederlandse douane

De Nederlandse douane heeft een volledig afgerond CHED-PP nodig. Dat betekent onder andere het volgende:

• In het CHED-PP is voor de optie I.23 ‘voor interne markt’ gekozen.
• Het CHED-PP heeft de status ‘Validated’ (of dezelfde term in de taal van het document).