Opzetten stelsel van zorgvuldigheidseisen voor de EUDR

Due diligence System

In het internationale handelsverkeer wordt een stelsel van zorgvuldigheidseisen een Due Diligence System (DDS) genoemd. Deze begrippen betekenen dus hetzelfde.

Tip: huur een gespecialiseerd bedrijf in

Het opzetten van een stelsel van zorgvuldigheidseisen kan veel werk zijn. Zeker omdat u dit waarschijnlijk niet dagelijks doet. Het kan daarom handig en verstandig zijn om een bedrijf in te huren dat u hierbij kan helpen.

Zelf een zorgvuldigheidsstelsel opzetten

Met een stelsel van zorgvuldigheidseisen toont u aan dat het product dat u importeert voldoet aan de vereisten van de EUDR. U moet onderzoek doen, risico’s inschatten en maatregelen nemen om de risico’s in te perken.

Met een zorgvuldigheidsstelsel doet u tenminste 3 zaken:

1. U verzamelt gegevens over de herkomst van uw product.
2. U voert risicoanalyses uit. Hiermee kunt u inschatten of het hout legaal is gekapt (EUTR), of dat er niet ontbost is voor de productie van de grondstof (EUDR). Ook zoekt u uit of er een risico is dat er ongecontroleerd materiaal bij wordt gemengd.
3. U neemt maatregelen. Zo zorgt u ervoor dat het risico dat u illegaal hout verhandelt verwaarloosbaar is (EUTR), of dat het risico dat u producten op de EU-markt zet geproduceerd zijn op ontboste gronden (EUDR). Ook zorgt u er voor dat er het risico op menging met ongecontroleerd materiaal minimaal is.

Bedenk hoe u het stelsel gaat toepassen in uw bedrijfsvoering

Met ‘stelsel’ bedoelen we een bepaalde werkwijze, of een set van standaardprocedures. Hierin staat op welk moment in uw proces u aan specifieke eisen van de EUDR moet voldoen. Het is belangrijk dat u goed nadenkt over de basisinrichting en implementatie van zo’n stelsel. En hoe u uw stelsel van zorgvuldigheid actueel houdt.

Beantwoord in ieder geval de volgende vragen en leg dit vast:

• Bij welke medewerker, of welke functie komt de uitvoering te liggen?
• Welk directielid is eindverantwoordelijk?
• Hoe gaat u het stelsel onderhouden (bijvoorbeeld in een jaarlijkse cyclus).
• Wie controleert of het stelsel goed functioneert?
• Hoe gaat u (nieuw) personeel trainen?

Verzamel gegevens over de grondstof of product

Wanneer u de basis heeft gelegd kunt u het stelsel verder inrichten. Bijvoorbeeld door uit te werken waar de producten vandaan komen en via welke tussenstappen ze bij u binnen het bedrijf komen. Waar komt de grondstof vandaan, waar wordt die bewerkt, waar bestaat de mogelijkheid dat onbekend materiaal wordt bijgemengd binnen uw bedrijf?

Vervolgens bepaalt u of u in die stap iets moet doen om te voldoen aan de EUDR. Denk hierbij aan inkoop en verkoop, maar ook aan de interne traceerbaarheid van goederen.

Verplichte informatie

U moet in ieder geval de volgende gegevens verzamelen:

• beschrijving van de grondstof of product, met de handelsnaam en het type, denk bij hout ook aan de wetenschappelijke naam
• de hoeveelheid van de relevante producten, uitgedrukt in kilogram netto massa
• land van productie
• geolocatie van alle percelen waar relevante grondstoffen zijn geproduceerd, inclusief de productiedatum of productieperiode
• naam, postadres en e-mailadres van de bedrijven die u het product hebben geleverd
• naam, postadres en e-mailadres van de bedrijven of personen aan wie u de relevante producten heeft geleverd
• informatie waaruit blijkt dat de producten ontbossingsvrij zijn
• Informatie waaruit blijkt dat de producten zijn geproduceerd in overeenstemming met de wetgeving van het land van productie, inclusief bewijs dat het betrokken gebied gebruikt mag worden voor de productie van de relevante grondstof

Al deze informatie moet u ons kunnen geven tijdens een controle.

Tip: neem gegevensverzameling op in uw standaard inkoopprocedure

Voor u producten koopt, moet u uw leveranciers vragen alle gegevens die u nodig heeft aan te leveren. Deze vraag kunt u dus opnemen in uw inkoopprocedure. Maak een gestandaardiseerd formulier waarmee u uw leveranciers de juiste vragen stelt. De informatie die u zo krijgt slaat u steeds op dezelfde manier op. Hierdoor kunt u de informatie later makkelijk gebruiken, vergelijken en overhandigen tijdens een controle.

Schat risico’s in

De informatie die u heeft verzameld kunt u beoordelen op juistheid. Vervolgens kunt u inschatten of er een risico bestaat dat de producten niet aan de regels voldoen. U kunt hiervoor bijvoorbeeld een tabel maken. Hierin zet u de eisen van de EUDR op een rij, en checkt vervolgens per leverancier (of levering) of voldaan wordt aan deze eisen.

U moet onder andere de volgende risico’s beoordelen bij het land van productie:

• de aanwezigheid van bossen in het land van productie, en of er ontbossing of bosdegradatie voorkomt
• de betrouwbaarheid van de informatie die door de leveranciers verstrekt is:
  • is er veel corruptie
  • worden er vaak documenten vervalst
  • is er een gebrek aan wetshandhaving
• het risico op omzeiling van de EUDR, of het vermengen van producten die niet aan de regels voldoen met producten die er wel aan voldoen
• conclusies van de EU over het risico op ontbossing (deze vindt u later in het EU-benchmarking system)
• alle andere mogelijk relevante informatie

Leg vast dat u heeft gecontroleerd dat wordt voldaan aan de eisen van de EUDR. Voeg bewijs toe door middel van deze specifieke documenten of checks. En ook wanneer en hoe u dat heeft gecontroleerd.

Voorbeelden

• ‘De leverancier heeft ons laten zien hoe hij voldaan heeft aan de relevante wetgeving.’ Inclusief download, of print-screen van de bewuste database op die dag als bewijs, en de door de leverancier verstrekte documenten.
• ‘Op 18 januari 2025 hebben we gecontroleerd dat er geen ontbossing heeft plaatsgevonden, op de door leverancier Z aangegeven boerderij Q waar de geïmporteerde goederen vandaan komen.’ Inclusief satellietgegevens (gegevens toevoegen/opslaan/locatie aangeven).

Extra aandachtspunten

Houd er altijd rekening mee dat sommige documenten vals kunnen zijn. Is er bijvoorbeeld een hoge corruptie-index voor het betreffende land?

Besteed extra aandacht aan producten die een hoger risico kennen. Bijvoorbeeld bij producten die worden verhandeld via een complexe keten via verschillende landen. Of bij samengestelde producten, waarvan de samenstelling niet helemaal duidelijk is.

Neem eventueel maatregelen

Blijkt uit uw onderzoek en risicoanalyse dat er risico’s zijn in de toevoerketen, neem dan extra maatregelen voordat u de producten aankoopt. Koop bijvoorbeeld gecertifieerde producten, en geef goed aan hoe de certificering bijdraagt in het verminderen van het risico. Of doe extra controles ter plaatse en houd hier documentatie van bij, of huur iemand in om dat voor u te doen. U kunt ook extra informatie opvragen bij autoriteiten of Ngo’s, of wetenschappelijke technieken inzetten om de herkomst en samenstelling te bepalen.

Bewaar de documentatie

In alle stappen moet u bewijs verzamelen over wat u heeft gedaan en hoe u dat gedaan heeft. U moet deze documentatie minimaal 5 jaar bewaren. Met daarin bijvoorbeeld uw risicobeoordelingsprocedures, uw conclusies, en bewijs van eventuele extra maatregelen die u nam.

Voorbeelden

• U geeft een training over de EUDR aan uw personeel. Leg vast welke personeelsleden hebben meegedaan.
• U controleert met behulp van satellietbeelden of er ontbost is op een bepaalde plek. Leg vast wanneer u dat gecontroleerd heeft, en wat de resultaten waren.
• Een leverancier kan u niet voldoende informatie geven over de oogstlocatie van de grondstoffen. U bespreekt dit tijdens een managementoverleg en besluit niet meer in te kopen bij deze leverancier. Noteer dit in de notulen van het betreffende overleg.

Stelsel van zorgvuldigheidseisen actueel houden

Uw stelsel van zorgvuldigheid is geen statisch geheel. U blijft dit aanpassen op basis van uw ervaringen en omstandigheden die veranderen. Lees hoe u de EUDR een vast onderdeel maakt van uw bedrijfsvoering.

Due diligence in 6 stappen

Op de website van RVO staat uitleg over Due Diligence voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). U kunt dit gebruiken als inspiratie.