EUDR als vast onderdeel van uw bedrijfsvoering

Plannen, doen, leren en aanpassen

Uw stelsel van zorgvuldigheid is geen statisch geheel. U blijft dit aanpassen op basis van uw ervaringen en omstandigheden die veranderen. Door de EUDR op te nemen in uw jaarlijkse bedrijfscyclus kunt u makkelijker blijven voldoen aan de verplichtingen.

Voorbeeld

U maakt plannen om in te gaan kopen voor het aankomende financiële jaar.

• Begin dan met het verzamelen van informatie voordat u tot aankoop overgaat,
• beoordeel en beperk het risico,
• koop in of niet,
• en evalueer vervolgens wat er zich in het lopende jaar heeft afgespeeld.

De uitkomst van deze evaluatie kunt u meenemen naar het aankomende jaar, om zo te leren van uw ervaringen en uw stelsel te verbeteren. Daarna herhaalt u deze stappen.

Beoordeel risico voordat u inkoopt

Neem de eisen van de EUDR direct mee als u plannen maakt om goederen in te kopen. Doe zo vroeg mogelijk onderzoek en ga pas over tot aankoop wanneer u zeker weet dat er een verwaarloosbaar risico op ontbossing is.

• Denk aan het verzamelen van informatie over het land, of regio waar u wilt inkopen. Met behulp van deze informatie kunt u alvast een inschatting maken op het risico van ontbossing.
• Vraag ook de geolocatiepunten op.

Heeft u alle informatie ontvangen dan maakt u een risicobeoordeling. Neem maatregelen om de risico’s te beperken als dat nodig is. Of besluit om af te zien van de inkoop bij een hoog risico.

Maak iemand verantwoordelijk voor de EUDR

Sommige bedrijven moeten een personeelslid aanwijzen die de acties, procedures en maatregelen uitvoert die voor de EUDR nodig zijn. Dit zijn:

• grote bedrijven, en
• micro, kleine of middelgrote bedrijven die in hun producten grondstoffen gebruiken die nog niet op de markt zijn gebracht.

Evalueer uw stelstel regelmatig

U moet jaarlijks uw stelsel van zorgvuldigheidseisen evalueren. Werkt het goed, of kunt u uw processen verbeteren? 

Komt er nieuwe informatie beschikbaar die invloed zou kunnen hebben op uw risicobeoordeling of risicobeperking? Dan moet u hier direct op reageren en uw werkwijze en eventueel eerder genomen beslissingen aanpassen. Wacht hiermee niet tot de jaarlijkse evaluatie. Soms moet u dit bij ons melden, of bij andere deelnemers in de keten. Bijvoorbeeld wanneer u constateert dat relevante producten niet aan de EUDR voldoen, of als sprake is van omzeiling van de verordening.

Breng ieder jaar verslag uit

Grote bedrijven die niet onder de MKB vallen, moeten ieder jaar een verslag uitbrengen van hun activiteiten voor hun stelsel van zorgvuldigheid. Zet hierin hoe u de informatie verzameld heeft, uw risicobeoordeling en hoe u eventuele risico’s heeft beperkt.

U moet dit delen met een zo breed mogelijk publiek, onder andere door publicatie op het internet. Bijvoorbeeld als onderdeel van uw publiek jaarverslag.

Bewaar beslissingen en relevante informatie

Alle bedrijven moeten de beslissingen die ze nemen met betrekking tot risicobeperking en risicobeoordeling, opslaan en minimaal 5 jaar bewaren. Bewaar ook de informatie waarmee u tot deze beslissing bent gekomen. Bij een controle moet u dit kunnen overhandigen aan onze inspecteurs.

Maak een zorgvuldigheidsverklaring bij iedere zending

U maakt straks voor iedere zending een zorgvuldigheidsverklaring. Hiermee geeft u per zending aan dat u aan alle eisen van de EUDR voldoet. In het Engels heet dit een Due Diligence Statement.

Deze verklaringen maakt u het Deforestation Due Diligence Registry. Dit register wordt een nieuwe functie in het bestaande Europese systeem TRACES. In TRACES kunt u uw verklaringen aanmaken, zien en bijhouden. Op een dashboard bekijkt u bijvoorbeeld de status van een aanvraag. U kunt hier zien dat we uw aanvraag hebben verwerkt.

Bedrijven verderop in de keten, zoals handelaren kunnen verwijzen naar uw verklaring.

Lees meer over het Due Dilligence-register op de website van de EU. Hou er wel rekening mee dat nu nog niet precies bekend is hoe alles er straks uitziet.

Grootgebruikers

Bedrijven die veel en vaak zorgvuldigheidsverklaringen indienen kunnen straks een API-koppeling maken met hun eigen computersysteem. Hierdoor komen de gegevens direct in TRACES. Vraag uw softwareleverancier hiernaar.

Inhoud zorgvuldigheidsverklaring

In de zorgvuldigheidsverklaring zet u gegevens over uw bedrijf en de herkomst van de producten en grondstoffen.

• U selecteert in TRACES om welk product het gaat en geeft details over aantallen en volume.
• U geeft de herkomst van de producten en grondstoffen heel precies aan met een geolocatie. U kunt dit doen door een GeoJson-bestand te uploaden, in TRACES coördinaten op te geven, of de locatie op een kaart in te tekenen.

 Daarnaast moet u zelf verklaren dat er geen, of een verwaarloosbaar risico is op ontbossing.