ePhyto's gebruiken bij export van planten en plantaardige materialen

Voor de export van planten en plantaardige materialen zult u steeds vaker gebruik maken van elektronische fytosanitaire certificaten (ePhyto). Totdat alle landen ePhyto afgeven en accepteren krijgt u te maken met een hybride situatie. Hierbij gebruikt u papieren certificaten als de afgifte van ePhyto’s niet mogelijk is. Deze keuze wordt automatisch gemaakt door e-CertNL, u hoeft dit niet zelf te doen. Op deze pagina leest u hoe dit werkt in de praktijk.

Zorg dat u klaar bent voor ePhyto

Soms zult u uw ICT-systeem moeten aanpassen om een ePhyto aan te kunnen vragen in e-CertNL. Meer informatie hierover vindt u op de website van e-CertNL. U vindt ook informatie hierover onderaan deze pagina.

Bekijk ook: Elektronische uitwisseling van fytosanitaire certificaten wordt de standaard.

Situatie 1: er kan een ePhyto gemaakt worden

  • U vult uw exportaanvraag in e-CertNL in. Zorg dat u alle gevraagde gegevens invult.
  • Als voldaan is aan alle eisen en dekkingen kan een ePhyto gemaakt worden en controleert e-CertNL of de zending gewaarmerkt kan worden.
  • Is dit mogelijk? Dan waarmerkt een inspecteur van de keuringsdienst het fytosanitair certificaat, al dan niet na een partij-inspectie. Dat doet de inspecteur door het ondertekenen met een elektronische handtekening. Dit kan centraal, als er geen inspectie nodig is, of op de inspectielocatie.
  • Het ondertekende ePhyto wordt vanuit e-CertNL automatisch verstuurd naar de TRACES hub (EU postbus). Na controle stuurt deze het door naar de internationale IPPC hub (wereldwijde postbus). De NPPO van het bestemmingsland haalt het ePhyto uit de IPPC hub. U en de geadresseerde krijgen het ePhyto niet.
  • U ontvangt wel een melding van e-CertNL dat het fytosanitaire certificaat succesvol is aangevraagd.
  • Via e-CertNL volgt u het verloop van de elektronische gegevensuitwisseling. U ontvangt de digitale verklaring via e-mail. U kunt deze digitale verklaring (het statement) afdrukken op papier of als pdf-bestand versturen. Deze papieren mag u met de zending meesturen maar dit is niet verplicht. Het ePhyto is het officiële document en de papieren versie niet.

Groot-Brittannië

Alleen voor Groot-Brittannië wordt tijdelijk ook een digitaal getekend fytosanitair certificaat (sealed pdf) gegenereerd. Dit is een pdf-bestand met daarin alle lijnen, vakken, teksten en gegevens van de huidige certificaatmodellen. Aan het pdf-bestand wordt na waarmerking een elektronische handtekening toegevoegd. Het digitaal getekend certificaat moet u naar de importeur in het bestemmingsland sturen. U kunt dit digitaal getekend certificaat afdrukken en deze met de zending meesturen, maar dat is niet verplicht.

Situatie 2: er kan geen ePhyto gemaakt worden

Blijkt na controle door e-CertNL dat geen ePhyto kan worden gemaakt? Dan krijgt u hiervan bericht in e-CertNL. e-CertNL maakt vervolgens automatisch een papieren fytosanitair certificaat aan als alternatief. Het proces gaat vervolgens hetzelfde als u gewend bent met papieren certificaten.

Welke landen mogen ePhyto’s afgeven voor export?

Het gaat om de volgende landen.

  • Groot-Brittannië
  • Noorwegen

Gevolgen voor de aanvraagschermen van e-CertNL

Voor het afgeven van ePhyto’s gelden strengere regels voor het invullen van de verschillende velden in e-CertNL. Handelt u de aanvragen af in e-CertNL zonder toepassing van CSV- of XML-bestanden, of webservices? Dan wijst het zich vanzelf en hoeft u vooraf geen aanpassingen te doen.

  • U moet de handelseenheden per orderregel opgeven (voor elke orderregel afzonderlijk). U doet dit niet meer op zending-niveau.
  • U geeft de handelseenheden op via een keuzelijst en niet meer als vrije tekst. Deze handelseenheden volgen de EU-standaard.
  • U geeft de grensovergang op via een keuzelijst en niet meer als vrije tekst. De grensovergang is geen verplicht veld. Vult u dit veld niet in? Dan vermeldt e-CertNL het land van bestemming op het certificaat.
  • Bij re-export met fytosanitair certificaat model 20 moet u voor elke orderregel het certificaatnummer van invoer in de EU invullen, en de ISO-code van het land dat dit certificaat heeft afgegeven. Dit kan niet meer in een keer voor de hele zending.

Gevolgen voor gebruikers van CSV- of XML-bestanden

Maakt u gebruik van CSV- of XML-bestanden? Dan moet u uw bestanden aanpassen zodat de juiste gegevens door e-CertNL ontvangen worden.

Gevolgen voor gebruikers van webservices

Maakt u gebruik van webservices vanuit uw eigen bedrijfssoftware? Dan moet u uw berichten aanpassen. Bekijk ook algemene informatie over het werken met webservices binnen e-CertNL.