Stappenplan Free Sale Declaration of Statement aanvragen

U moet zelf uitzoeken wat de specifieke eisen zijn van het land waar uw producten naartoe gaan. En welke documenten u nodig heeft om producten naar dat land te kunnen exporteren. Zorg ervoor dat de bedrijfsverklaringen en informatie die u invult in e-CertNL juist zijn. Check vooraf of het ontvangende land de documenten accepteert. Doe dit bij iedere partij, omdat de eisen van een landen in de loop der tijd kunnen veranderen.

Bekijk ook alle eisen voor aanvragen Free Sale Declaration of Statement.

Alleen bij aanvraag Statement

Een exportdocument moet een duidelijke, onlosmakelijke en unieke koppeling hebben met de goederen waar het document voor wordt gemaakt. U moet zelf zorgen voor deze koppeling. Bijvoorbeeld via batchnummers of unieke referentienummers.

U mag hierbij gebruik maken van de recipiënt als deze de gehele partij bedekt, en de inhoud niet kan worden veranderd zonder dat het verpakkingsmateriaal wordt geopend of aangetast. De partij is dan bijvoorbeeld een aantal gesealde, dichte dozen, of een gesealde pallet met goederen, of een verzegelde vrachtwagentrailer.

Tijdens inspecties moeten inspecteurs zonder twijfel kunnen vaststellen dat de specifieke partij en het af te geven Statement bij elkaar horen. Als inspecteurs geen of onvoldoende koppeling vinden dan kunnen ze geen document afgeven.

U start uw aanvraag in e-CertNL. Zorg ervoor dat u daar alle informatie invult die gevraagd wordt. U heeft de aanvraag pas officieel ingediend nadat alle eisen onder het kopje 'zekerheden' groen of blauw zijn en u op ‘inspectie aanvragen’ heeft geklikt. Pas dan kunnen wij uw aanvraag beoordelen. 

Op de website van e-CertNL vindt u diverse handleidingen over deze toepassing.

Wanneer u een aanvraag indient moet u rekening houden dat het 3 werkdagen duurt voordat we de documenten naar u verzenden. Doet u een aanvraag voor een nieuw product met een voedings- of gezondheidsclaim, bijzondere eet- en drinkwaren, of een nieuwe product binnen de non-food productgroepen? Hou dan rekening met minimaal 15 werkdagen.

Wij verwerken geen aanvragen tijdens het weekend- en op officiële feestdagen. Aanvragen met een exportdatum die valt in het weekend of op een feestdagen in e-CertNL nemen we niet in behandeling. De exportdatum is de datum waarop uw partij de opslaglocatie verlaat.

Als u de aanvraag te laat indient, dan zullen we uw aanvraag afwijzen. U ontvangt dan een e-mail  met onze toestemming om een nieuwe aanvraag in te dienen binnen de aanvraagtermijn van 3 werkdagen. Dit betekent dat u de exportdatum moet verzetten. U moet hiervoor bij ons bewijs aanleveren dat de partij op de nieuwe exportdatum de opslaglocatie verlaat. Stuur hiervoor de vervoersdocumenten en het nieuwe aanvraagnummer naar ecoahumaan@nvwa.nl.

We beoordelen uw aanvraag op afstand op ons kantoor. Als we het goedkeuren geven we de documenten af. Dit doen we op basis van vertrouwen. De documenten die u heeft aangeleverd moeten de juiste, gevraagde informatie bevatten zodat wij een correcte beoordeling kunnen doen. We nemen wel steekproeven en doen soms ook een gerichte inspectie bij uw bedrijf.

Na de beoordeling markeren we uw aanvraag in e-CertNL als goedgekeurd (groen) of afgewezen (rood). We proberen uw aanvraag 2 tot 3 werkdagen voor de exportdatum te beoordelen.

Om ervoor te zorgen dat u aan de voorwaarden voldoet voeren we verschillende inspecties uit. Gaan we uw aanvraag controleren? Dan kan dat onaangekondigd zijn. Maar bij sommige inspecties nemen we vooraf contact met u op.

Als uit deze inspecties blijkt dat u niet voldoet aan de voorwaarden voor op afstand certificeren, dan kunnen we het verlenen van de documenten weigeren. We zullen dan ook passende maatregelen nemen.

Controle eerder afgegeven Statements

We controleren steekproefsgewijs willekeurig eerder afgegeven Statements op juistheid, bedrijfsverklaringsteksten en Tracking & Tracing. Deze controles doen we onaangekondigd. U hoeft hiervoor niet te betalen.

Controle lopende aanvragen

We controleren steekproefsgewijs bij lopende aanvragen of de partij aanwezig is op de opslaglocatie. De partij mag de opslaglocatie niet eerder verlaten dan de opgegeven exportdatum. En het moet beschikbaar zijn voor inspectie op de opgegeven inspectiedatum en -tijd tot aan de opgegeven exportdatum. Inspectiedatum en -tijd kan eerder zijn dan de exportdatum maar dit hoeft niet, dit mag ook op de zelfde dag zijn. Heeft de export vroeg op de dag plaatsgevonden en komt de inspecteur pas later op die dag? Dan doet de inspecteur een administratieve controle. Deze controles doen we onaangekondigd. U hoeft hiervoor niet te betalen.

Gerichte inspectie bij uw bedrijf

We kunnen ook een gerichte inspectie bij uw bedrijf doen. Dat doen we alleen als we denken dat dit noodzakelijk is. We controleren dan bijvoorbeeld specifieke verklaringen, voorwaardes of eisen. Deze controles doen we aangekondigd. U moet ons hiervoor betalen.

Administratieve inspecties

We kunnen ook aanvullende administratieve inspecties uitvoeren. In dat geval zullen we u vragen om bepaalde gegevens aan ons te geven.

U ontvangt van ons een e-mail waarin staat dat we uw aanvraag hebben beoordeeld. Als we uw aanvraag afwijzen dan melden we ook waarom dit is. Controleer bij uw bedrijfsgegevens bij tabblad rollen en rechten in E-certNL welke mails u wilt en kunt ontvangen.

Soms kan het gebeuren dat onze e-mail in uw spam-map terechtkomt of dat u geen e-mail ontvangt omdat er een onjuist e-mailadres staat in de basisgegevens van e-CertNL.

Check daarom altijd zelf de status van uw aanvraag in e-CertNL. Na het vernieuwen van de pagina in e-CertNL kunt u zien of uw aanvraag is goedgekeurd (groen) of afgewezen (rood).

We kunnen uw aanvraag niet verwerken en zullen het afwijzen in de volgende situaties:

• U heeft uw aanvraag onjuist of onvolledig ingevuld, of deze voldoet niet aan de richtlijnen.
• U heeft uw aanvraag te laat ingediend.
• De partij voldoet niet aan de eisen in het document.
• De partij die moet worden geëxporteerd, bevindt zich niet op de opgegeven opslaglocatie.
• Belangrijke documenten die zijn opgevraagd ontbreken.

Soms kunt u een aanvraag wijzigen nadat u hem al heeft ingediend. Bekijk hoe u dit doet voor last-minute gegevens, en voor andere gegevens.

Last-minute gegevens wijzigen

Last-minute gegevens kunt u zelf in e-CertNL wijzigen tot 14:30 op de dag van export. Hiervoor hoeft u de aanvraag niet te ontgrendelen. U hoeft dit ook niet te melden bij ons. Last-minute gegevens gaan over het transportmiddel, zoals bijvoorbeeld kentekennummer, container- of zegelnummer. Of het gewicht en aantal van het product, zowel naar boven als naar beneden. Doe dit voordat u op afgifte drukt.

Alle andere gegevens in de aanvraag moeten bekend zijn op het moment van het aanvragen van de inspectie van het document. Mocht het onverhoopt toch voorkomen dat er iets veranderd dan kan dat aangepast worden.

Andere gegevens wijzigen

Wilt u andere gegevens veranderen en heeft uw aanvraag al de status ‘groen’ in e-CertNL? Doe deze wijzigingen dan uiterlijk op de dag van export vóór 12.00 uur. Aanpassingen die u hierna doet nemen we niet meer in behandeling, uw aanvraag zal verlopen als u het wijzigt na 12:00 uur.

1. Ontgrendel de aanvraag in e-CertNL en maak de wijzigingen.
2. Stuur ons hierover een e-mail via ecoahumaan@nvwa.nl. Zet in deze e-mail duidelijk wat u heeft gewijzigd.
3. Klik in e-CertNL onder het kopje ‘Zekerheden’ op ‘Ververs waarborgen’ en opnieuw op ‘Inspectie aanvragen’.
4. Hierdoor kunnen wij uw aanvraag opnieuw in behandeling nemen.

Het kan voorkomen dat er extra controle nodig is na uw aanpassingen. Deze aanvragen zullen we niet goedkeuren. Bijvoorbeeld als u een geheel nieuw product toevoegt waarvan de productspecificaties nog moeten worden beoordeeld. In dit geval moet u om toestemming vragen voor een nieuwe aanvraag. Deze nieuwe aanvragen kunt u alleen indienen binnen de geldende aanvraagtermijn van 3 dagen.

U moet ons zelf vragen de documenten af te geven. Dat kunt u doen zodra alle gegevens compleet zijn en uw aanvraag de status ‘groen’ heeft. Doe dit uiterlijk om 14.30 uur op de opgegeven exportdatum. Hierna vervalt uw aanvraag automatisch.

Klik hiervoor in e-CertNL op ‘Afgifte’ en vervolgens ‘Aanvragen afgifte documenten’. Hierna kunt u niets meer wijzigen in de aanvraag. Hou er rekening mee dat u ons moet betalen voor het afgeven van de documenten. Kijk hiervoor bij onze tarieven.

We drukken het document af en sturen het naar u. Standaard worden documenten per post verstuurd. U kunt er ook voor kiezen om ze door een koerier op te laten ophalen. We leggen de documenten dan klaar bij de receptie waar ze kunnen worden opgehaald. Dat is op uw kosten.

Het versturen van documenten per post valt buiten onze verantwoordelijkheid. We kunnen geen garantie geven dat het document de volgende dag wordt bezorgd. We verzenden documenten niet aangetekend, per expres, of via Track & Trace.

Als documenten verloren gaan bij PostNL of te laat worden bezorgd, dan kunt u alleen een verzoek indienen voor een vervangend document, een replacement. Voor een vervangend document moet u ons betalen.

In uitzonderlijke gevallen kunt u een vervangend document (replacement) aanvragen. Bijvoorbeeld als er fouten staan op een afgegeven document of wanneer een partij vast staat. Een van onze deskundigen beoordeelt of een replacement mogelijk is in uw situatie. Bekijk hoe u een replacement aanvraagt.