Een exportkanalisatiesysteem (EKS) invoeren

Hoe werkt een exportkanalisatiesysteem?

Heeft u een goedgekeurd EKS, dan komt er geen NVWA-inspecteur of -dierenarts meer op uw bedrijf voor de afgifte van geleidebiljetten en veterinaire certificaten. U kunt deze documenten zelf aanvragen. Geleidebiljetten worden direct digitaal afgegeven. Exportcertificaten worden op afstand afgegeven en per post naar u verstuurd. U bent hierdoor niet meer afhankelijk van de onze planning en inzetbaarheid.

Bekijk ook de uitgebreide Instructie exportkanalisatiesysteem (EKS) voor vlees en vleesproducten

Stappen opzetten EKS

U zet een exportkanalisatiesysteem op

Bent u in staat om zelf de exporteisen te garanderen? Dan kunt u een EKS invoeren in uw bedrijf. In het EKS protocol beschrijft u de processen van uw bedrijf en hoe de exporteisen worden gewaarborgd. Hiervoor kunt u instructie EKS-01 – Opzet en aanvraag gebruiken.

Vraag vervolgens onze goedkeuring aan met een EKS-registratie.

U vraagt een EKS-registratie aan bij ons

Voor het aanvragen van een EKS-audit heeft u een NVWA-klantnummer nodig. Dit nummer kunt u aanvragen bij de NVWA. Inloggen in het formulier doet u met eHerkenning.

Wij doen een audit

Wij voeren een audit uit op uw systeem voordat u de registratie krijgt. Een goedgekeurd EKS is een jaar geldig en kan verlengd worden na een nieuwe audit. Voor de verlenging moet u zelf op tijd een audit aanvragen.

U vraagt voortaan zelf geleidebiljetten of certificaten aan

Met een goedgekeurd EKS vraagt u zelf de documenten aan.

Maak zelf geleidebiljetten aan

Is een zending gereed voor transport? Vraag dan zelf in e-CertNL een geleidebiljet aan. E-CertNL voert automatisch de controles uit. U heeft direct toegang tot het digitale geleidebiljet. U kunt dat uitprinten of digitaal doorsturen naar de ontvanger.

In de basis doen wij onaangekondigde steekproef-inspecties bij 2% van de aanvragen van geleidebiljetten.

Maak zelf exportcertificaten aan

Weet u dat u gaat exporteren? Dien uw aanvraag in e-CertNL uiterlijk in voor 7.30 uur, de dag voor de export. Hierdoor kan alles op tijd worden afgehandeld.

U geeft op hoe laat de zending klaarstaat voor een mogelijke steekproef op de dag van export, het zogenaamde inspectiemoment. Op dit inspectiemoment zorgt u dat de certificaataanvraag volledig is ingevuld, en de zending klaarstaat.

• Komt er geen inspecteur bij uw bedrijf voor een steekproef? U kunt vanaf het inspectiemoment gaan laden. Het certificaat wordt na afgifte naar u opgestuurd.
• Komt er wel een inspecteur langs voor een steekproef? De inspecteur controleert de zending en de aanvraag. Dit is bij 10% van de aanvragen. Daarna wordt het certificaat afgegeven en opgestuurd.

U ontvangt het document en zorgt ervoor dat de ontvanger van de goederen het document krijgt.

Risicogericht toezicht: bonus-malus systeem

Wij houden steekproefsgewijs toezicht op alle aanvragen. Daarbij kijken we waar het risico het hoogst is. Een bedrijf dat goed functioneert krijgt minder steekproeven. Dit wordt geregeld via een bonus-malus systeem:

• Bonus: als uw bedrijf goed functioneert, kunt u een bonus ontvangen. Dit betekent dat we het aantal inspecties bij uw bedrijf halveren.
• Malus: als uw bedrijf niet goed functioneert, kunt u te maken krijgen met een malus. Dit houdt in dat we het aantal inspecties tijdelijk verhogen, zodat we extra toezicht kunnen houden.

Bekijk gedetailleerde informatie en instructies over het bonus-malus systeem in het document EKS-03 - Toezicht op EKS.

Kosten EKS

Voor geleidebiljetten en exportcertificaten brengen we kosten in rekening. De EKS (steekproef) inspecties en EKS audits maken onderdeel uit van de inspecties erkenningsverlening, onderhoud en systeemtoezicht. Bekijk de actuele NVWA-tarieven voor exportcertificering.

EKS wijzigen

Gebruikt u EKS al? En wilt u een nieuwe product-land(en)combinatie toevoegen? Het kan zijn dat hier een (administratieve) audit aan vooraf gaat. Raadpleeg EKS-01 – Opzet en aanvraag om te zien welke actie(s) u moet ondernemen.

Hoelang duurt mijn aanvraag?

Binnen 6 weken neemt een auditor contact met u op om een audit in te plannen.

Bij wie kan ik terecht met vragen?

Heeft u nog vragen of wilt u hulp bij het voorbereiden van uw EKS-aanvraag? Dan kunt u terecht bij uw NVWA-bedrijvenbeheerder of bij eks@nvwa.nl.