Acceptatie aanvragen voor private controlesystemen
Heeft u een controlesysteem dat bedrijven kan helpen met voldoen aan de wet, en ons kan ondersteunen bij ons toezicht? Dan kunt u hiervoor acceptatie als toezicht-ondersteunend systeem aanvragen. Neem hiervoor contact met ons op. U ontvangt vervolgens een zelfbeoordelingsformulier. Daarmee kunt u toetsen of u aan onze criteria voldoet of in de toekomst kunt voldoen. We begeleiden u daarna in het acceptatietraject.
Samenwerken voor betere naleving
Private controlesystemen staan niet onder ons toezicht. We investeren in deze vorm van samenwerking omdat we er de voordelen van inzien. We willen u daarom helpen bij de acceptatie en zullen uw systeem blijven monitoren. Zo weten we dat het goed werkt, effectief is en zorgt voor betere naleving van de wet.
Stappenplan acceptatie aanvragen
Bekijk hieronder welke stappen u zet en wat wij doen.
Voordat u uw aanvraag start is het verstandig eerst de basiscriteria te bekijken. Dan kunt u inschatten of uw aanvraag kans maakt, of dat u eerst nog aanpassingen moet doen. Dit zijn de belangrijkste eisen aan uw systeem:
het controlesysteem is onafhankelijk
geeft invulling aan wet- en regelgeving
kan performance van deelnemers aantonen
heeft een transparante sanctietoepassing
laat onaangekondigde audits uitvoeren
monitort de kwaliteit van de audits en certificerende Instellingen
heeft inzicht in de werking van het schema
heeft procedures voor zelfcorrectie
deelt relevante informatie met NVWA
Een overzicht met alle criteria krijgt u van ons nadat u een aanvraag voor acceptatie heeft ingediend. Deze criteria zijn afhankelijk van het type controlesysteem en de branche waar het voor bedoeld is.
U start uw aanvraag door een mail te sturen naar: privatecontrolesystemen@nvwa.nl. Vervolgens krijgt u van ons een zelfbeoordelingsformulier. U vult dit in en stuurt het weer naar ons.
Op basis van uw zelfbeoordelingsformulier bepalen we of uw aanvraag voldoende aanleiding biedt om uw systeem verder te behandelen. We besluiten dit uiterlijk 6 weken na ontvangst van het zelfbeoordelingsformulier.
Eventueel kunnen we een gesprek met u inplannen. We bespreken dan uw aanvraag in detail. Dit doen we vooral om in te kunnen schatten of het controlesysteem zal kunnen voldoen aan onze criteria.
Is uw aanvraag voldoende kansrijk, dan doen we een bureaustudie. Hierin kijken we naar de organisatie en werking van het controlesysteem. Als we het nodig vinden dan zullen we uw systeem testen in de praktijk. Dat doen we onder meer door een representatieve steekproef bij bedrijven die er al gebruik van maken.
Op basis van de resultaten van de toetsingsprocedure beslissen we of we uw controlesysteem accepteren. Het kan zijn dat we u vragen eerst nog wat zaken op te lossen, of aan te passen.
Ook als we besluiten uw systeem definitief niet te accepteren nemen we contact met u op.
Na acceptatie zullen we uw bedrijfsnaam hier op onze website publiceren. We zullen uw systeem in de praktijk monitoren, regelmatig evalueren en toetsen. Hieruit kunnen verbeterplannen komen.
We kijken vervolgens wat de meerwaarde van uw systeem is voor ons toezicht. We bepalen of we aangepast toezicht kunnen instellen bij bedrijven die uw systeem gebruiken. En op welke manier en in welke vorm we dat zouden kunnen doen.
Hoelang duurt mijn aanvraag?
Als uw systeem direct voldoet aan de criteria kunnen we het relatief snel beoordelen. Houd rekening met enkele maanden. Als u nog aanpassingen moet doen kan de termijn oplopen tot 1 of 2 jaar. Afhankelijk van wat u nog moet doen.
Vragen of opmerkingen
Heeft u nog vragen of wilt u iets kwijt over het acceptatieproces of de criteria? Mail ons dan via privatecontrolesystemen@nvwa.nl.
