Nieuwsbrief: elektronische uitwisseling fytosanitaire certificaten
Het uitwisselen van fytosanitaire certificaten zal op afzienbare termijn wijzigen van papier naar elektronisch. Importerende- en exporterende landen bereiden zich hierop voor. Er zijn aanpassingen gedaan in e-CertNL en diverse voorbereidingen zijn getroffen.
De NVWA en het VK (Verenigd Koninkrijk) hebben afgelopen jaar testen uitgevoerd en geanalyseerd om het uitwisselen van elektronische fytosanitaire certificaten tussen deze landen mogelijk te maken. Dit resulteerde begin december tot het succesvol versturen van de eerste elektronische exportcertificaten voor bloembollen. Dit houdt in dat e-CertNL een elektronisch fytosanitair certificaat via Traces (EU postbus) en de IPPC hub (wereldwijde postbus) naar de NPPO van het land van bestemming stuurt. Het document vergezelt dan niet meer fysiek de zending, wordt niet meer geprint en niet meer voorzien van een “natte handtekening”. Voor deze uitwisseling zijn aanpassingen in de systemen noodzakelijk zowel bij de exporteurs als in e-CertNL. Als dit voor het VK is ingeregeld zullen snel andere exportlanden buiten de EU volgen. Mogelijke aanpassingen die u moet doen voor de overgang naar elektronisch certificeren staan hieronder beschreven.
Veranderingen in e-CertNL
Hybride systeem
E-CertNL wordt momenteel ingericht als een hybride systeem, dat wil zeggen dat het zowel geschikt is voor de afgifte van papieren als voor elektronische certificaten. Een hybride systeem is noodzakelijk omdat er voor een aantal situaties (op nationaal en/of internationaal niveau) nog geen elektronisch certificaat kan worden afgegeven. Dit betekent dat hier nog voorlopig een papieren fytosanitair certificaat voor wordt afgegeven. Voorbeelden hiervan zijn: mixen op meer dan 2 niveaus, doorvoerlanden, sommige aardappel-gerelateerde producten, exportlanden die nog geen elektronische certificaten kunnen ontvangen en onvoorziene zaken. E-CertNL beoordeelt of elektronische uitwisseling naar het land van bestemming mogelijk is. Dit zal gebeuren bij ‘Afgifte documenten’ waarna, via een melding in het tabblad Documenten, kenbaar gemaakt wordt of er een elektronisch of een papieren certificaat aangemaakt wordt. Bij een elektronisch certificaat wordt een zogenaamd ‘statement’ aangemaakt, in plaats van het fytosanitair certificaat. Een ‘statement’ wordt gemaakt omdat een elektronisch fytosanitair certificaat erg lastig te lezen is. Het bevat dezelfde informatie als het papieren certificaat, wordt niet gewaarmerkt (ontbreken van een natte handtekening en stempel) en is geen officieel document.
Vulling van de webschermen
Om elektronische uitwisseling mogelijk te maken zijn de webschermen van e-CertNL aangepast en moeten een aantal velden verplicht, gestructureerd ingevuld worden met behulp van ‘dropdown’ lijsten. Hieronder volgt een overzicht wat er per 31-1-2024 verandert voor alle sectoren en landen:
Producten (alle sectoren)
Invullen op deelzending niveau (orderregel), op zending niveau is niet meer voldoende:
- Aantal handelseenheden
- Treatment (optioneel)
- Origine en Referentienummer van fytosanitair certificaat (re-export) bij model 20
Adresgegevens (alle sectoren)
Extra certificaatkenmerken invullen:
- Place of the consignor (UN_LOCODE) (exporteur)
- Place of the consignee (UN_LOCODE) (importeur)
Daarnaast is het al verplicht om adresgegevens volledig op te voeren.
Grensovergangen, transport en verpakkingseenheden (alle sectoren)
- Declared Point of Entry (UN_LOCODE) (optioneel)
- Handelseenheden
Export eis kenmerken (CBN)
Ten behoeve van de integratie van specifieke aardappelproducten, die opgenomen worden in de sectorapplicatie CBN, is hier reeds het specifieke export eis kenmerk toegevoegd en beschikbaar. Het gaat hierbij om het kenmerk Categorie aardappelen.
Berichtenboek
Bovenstaande wijzigingen hebben geen invloed op de structuur van berichten in het berichtenboek. Berichtenboek gebruikers zullen voor 31-1-2024 enkele eenvoudige aanpassingen in hun ICT systemen (codelijsten) moeten inregelen om met verplichte ‘dropdown’ lijsten te kunnen werken. Anders kunnen er geen elektronische fytosanitaire certificaten worden opgemaakt. Berichtenboekgebruikers zullen nog apart worden geïnformeerd, net als Floricode, voor de nodige aanpassingen.
Re-export
Er is een upload functie ontwikkeld die het mogelijk maakt om bijlagen toe te voegen aan een aanvraag voor een re-export certificaat. Het toevoegen van 3 type documenten is mogelijk: oorspronkelijk certificaat, inspectiedocument, en overige documenten welke nodig zijn voor de uitwisseling.
De NVWA heeft in e-CertNL een functie gebouwd waarmee elektronische oorspronkelijke certificaten opgevraagd kunnen worden. Dit wordt beschreven in de gebruikershandleiding op de site van e-CertNL. Hiervoor zijn de volgende gegevens nodig: fytosanitair certificaatnummer, datum van afgifte en land van afgifte.
Uitgebreide informatie over re-export wordt in de volgende Nieuwsbrief beschreven.
Melden van incidenten
Mochten er zaken in de ‘dropdown’ lijsten ontbreken, of ondervindt u andere problemen met de aanpassingen, gelieve dan contact op te nemen met de helpdesk van de keuringsdienst zoals gebruikelijk. De keuringsdiensten zullen deze vragen doorspelen aan de NVWA, en de NVWA zal dit zo snel mogelijk oppakken. De contactgegevens staan op de website van e-CertNL.
Handleidingen
De site van e-CertNL zal binnenkort aangevuld worden met aangepaste handleidingen.
Implementatie vooruitblik
Begin januari wordt samen met de keuringsdiensten een test uitgevoerd waarin het gehele systeem en het hybride en waarmerken, getest wordt. Indien deze test naar tevredenheid verloopt, gaan de sectoren bloembollen en vaste planten (ondergrondse delen) (CBB), snijbloemen en potplanten (CST) en Bomen en jonge planten (CBN) voor export naar het VK live per 31-1-2024. Na deze demonstratie zal via de volgende nieuwsbrief meer informatie verspreid worden. Pootaardappelen (CAA) en Zaaizaden (CZZ) zullen op een later moment in 2024 live gaan, omdat specifieke issues binnen deze sectoren om meer tijd vragen. Ook de sectoren aardappelen groenten en fruit (CAT) en diverse producten (CFA) gaan op een later moment live.
Geplande demo’s voor het bedrijfsleven:
- Maandag 15 januari van 15.00 – 16.00 uur algemene online demo;
- Maandag 22 januari van 15.00 – 16.00 uur een specifiekere online demo over re-export.
Hoe u kan deelnemen aan deze demo’s voor alle exportlanden wordt in de Nieuwsbrief van begin januari bekend gemaakt.